Dưới thời Tổng thống Calvin Coolidge, một người bạn của tôi được làm khách mời của Nhà Trắng vào ngày cuối tuần. Khi sắp bước vào văn phòng Tổng thống, bạn tôi chợt nghe ngài nói với một cô thư ký: “Chiếc áo của cô đẹp quá, cô quả là một cô gái rất duyên dáng”.
Lời khen bất ngờ này làm cô thư ký đỏ mặt, lúng túng. Coolidge nói tiếp: “Tôi nói thật lòng đấy! Cô xứng đáng với lời khen đó. Tuy nhiên từ nay, xin cô cẩn thận hơn một chút về cách chấm câu trong các văn kiện và thư từ”.
Cách thức của Tổng thống có vẻ hơi lộ liễu nhưng lại tuyệt vời về mặt tâm lý. Chắc chắn Tổng thống Calvin rất hiểu rằng lời nói nhiều người muốn nghe nhất chính là lời khen, và khi một người đã được nghe lời khen rồi thì họ cũng sẽ dễ dàng nhận lời chê trách, góp ý hơn.
Dưới đây là một bức thư nổi tiếng của Tổng thống Abraham Lincoln viết cho Tướng Joseph Hooker ngày 26 tháng 4 năm 1863, thời kỳ đen tối nhất của cuộc nội chiến.
Trong suốt mười tám tháng, các viên tướng của Lincoln đã lãnh đạo quân Liên minh đi từ thất bại thảm hại này tới thất bại thảm hại khác. Dân chúng hoảng loạn, hàng ngàn binh sĩ đào ngũ. Ngay cả các thành viên đảng Cộng hòa trong Thượng viện cũng muốn Lincoln từ chức. Lincoln phải tuyệt vọng than rằng: “Giờ đây chúng ta đang ở bên bờ của sự hủy diệt. Tôi cảm thấy ngay cả Chúa Trời cũng chống lại chúng ta. Tôi gần như không còn nhìn thấy một tia hy vọng nào”.
Thế nhưng Lincoln viết cho người đã góp phần đẩy mình vào hoàn cảnh đen tối, tuyệt vọng đó bằng giọng điệu thật ôn hòa, tế nhị. Vậy mà có lẽ đó là bức thư gay gắt nhất mà Lincoln đã viết sau khi trở thành Tổng thống.
“Tôi đã bổ nhiệm ông là Tổng chỉ huy đạo quân Potomac. Dĩ nhiên, quyết định này dựa trên những cơ sở chính đáng. Tuy nhiên, ông cũng nên biết rằng có một vài việc gần đây tôi không hoàn toàn hài lòng về ông.
Tôi tin rằng ông là một quân nhân dũng cảm và tài năng, những phẩm chất mà tôi rất quý trọng. Tôi cũng tin rằng ông không pha lẫn chính trị vào đời binh nghiệp, như thế thì thật là quý. Ông tự tin vào chính mình, một phẩm chất quan trọng, nếu không nói là chính yếu.
Ông là người có tham vọng, đấy là một điều rất tốt trong một chừng mực nào đó. Nhưng tôi nghĩ rằng, trong thời gian Tướng Burnside cầm quân, chính tham vọng của ông đã cản phá công việc của ông ấy, gây thiệt hại to lớn cho đất nước và cho người đồng đội đáng quý nhất.
Gần đây, tôi có nghe lời phát biểu của ông rằng cả quân đội và chính phủ đều cần một nhà độc tài. Dĩ nhiên, không phải vì điều này mà chính vì bất chấp điều này, tôi mới trao quyền chỉ huy cho ông.
Chỉ những viên tướng nào giành được thắng lợi mới có thể trở thành nhà độc tài. Lúc này, thắng lợi quân sự mới là điều cấp bách, còn chuyện độc tài tôi sẽ bàn sau. Chính phủ sẽ ủng hộ ông hết khả năng của mình, cũng như trước nay đối với mọi tướng lĩnh. Nhưng tôi e rằng thái độ phê phán chỉ huy và làm suy giảm lòng tin vào lãnh đạo mà ông đang gieo rắc trong quân đội sẽ chống lại chính bản thân ông. Tôi sẽ giúp ông trong một chừng mực nào đó để dẹp tan điều này.
Dù là ông hay ngay cả Napoléon tái thế chăng nữa cũng khó mà chấn chỉnh một đạo quân bị tiêm nhiễm thái độ đó. Ông cần cảnh giác với sự liều lĩnh của mình nhưng phải đem hết nghị lực và nhiệt huyết để tiến lên, mang thắng lợi về cho đất nước.”
Trong kinh doanh, nguyên tắc này được ứng dụng như thế nào? Trường hợp của W. P. Gaw thuộc Công ty Wark ở Philadelphia cho chúng ta thấy cách ứng dụng rất cụ thể.
Công ty Wark đã ký hợp đồng xây dựng một tòa nhà văn phòng lớn ở Philadelphia. Mọi việc đang trôi chảy, công trình gần như đã hoàn tất thì đột nhiên người thầu phần trang trí bằng đồng thau thông báo không thể đưa sản phẩm đến đúng thời hạn. Như vậy, hợp đồng có thể sẽ bị trễ hạn và dĩ nhiên là tổn thất sẽ rất lớn nếu tòa nhà không sớm đưa vào hoạt động.
Lời qua tiếng lại rất gay gắt, căng thẳng trong những cuộc trao đổi điện thoại đường dài hoàn toàn vô ích! Thế là ông Gaw được phái đến New York để thu phục “con sư tử đồng” đó.
Vừa chào chủ hãng đồng xong, ông Gaw vui vẻ hỏi: “Ông có biết rằng cả Brooklyn này không ai trùng tên với ông không?”
Ông chủ hãng ngạc nhiên: “Ồ, không, tôi không biết điều đó”.
Ông Gaw tiếp tục: “Khi dò tìm địa chỉ của ông trong quyển niên giám điện thoại Brooklyn, tôi thấy ông là người duy nhất có tên như vậy”.
Ông chủ công ty đồng vừa nói vừa lật quyển niên giám điện thoại một cách thú vị: “Vậy mà tôi không biết chứ”.
Tiếp đó, giọng ông đầy vẻ tự hào: “Đúng thế, tên tôi đặc biệt thật. Gia đình tôi gốc Hà Lan, sang định cư ở New York cách đây gần hai trăm năm”.
Ông tiếp tục trò chuyện về gia đình và tổ tiên mình trong vài phút. Khi ông dứt đề tài đó, Gaw chuyển sang khen ngợi công ty: “Hiếm khi tôi được thấy một xưởng đồng to lớn và khang trang thế này”.
Ông chủ hãng thoáng hãnh diện: “Tôi đã dành cả cuộc đời để dựng lên cơ nghiệp này, tôi cũng rất tự hào về nó. Ông có muốn đi xem một vòng không ?”.
Trong lúc đi tham quan, Gaw khen ngợi hệ thống sản xuất của ông ta và chú ý đến một vài chiếc máy khác thường. Ông chủ hãng cho biết chính mình đã sáng chế ra các máy này rồi dành nhiều thời gian để giảng giải về cách vận hành của cả hệ thống. Sau đó ông ta mời Gaw ăn trưa. Sau bữa ăn trưa, ông chủ hãng nói: “Bây giờ, ta bàn công việc. Dĩ nhiên, tôi biết tại sao ông đến đây. Nhưng tôi không ngờ rằng cuộc gặp mặt của chúng ta lại thú vị đến thế. Ông có thể yên tâm quay về Philadelphia. Tôi hứa sẽ giao hàng đúng hẹn dù cho phải hoãn các đơn đặt hàng khác”.
Thế là vật liệu đã đến đúng hẹn và tòa nhà được hoàn thành đúng thời hạn hợp đồng. Nếu ông Gaw cũng gây gổ, tranh cãi như thói thường thì sao? Chắc chắn rằng ông ta chẳng bao giờ đạt được mục đích chính đáng của mình.
Dorothy Wrublewski, giám đốc chi nhánh Liên minh tín dụng Fort Monmouth, New Jersey, kể lại cách bà đã giúp một nhân viên cải thiện khả năng làm việc như thế nào:
“Gần đây chúng tôi tuyển vào một nhân viên thu ngân được huấn luyện nghiệp vụ chính quy. Cô xử lý công việc chính xác, nhanh chóng và tiếp xúc với khách hàng bằng cung cách không thể chê vào đâu được. Nhưng vấn đề lại phát sinh vào cuối ngày, lúc kết toán sổ sách.
Trưởng phòng kế toán đến gặp tôi và nhất quyết đề nghị sa thải cô. Cô kết sổ quá chậm khiến mọi người phải ở lại sau giờ làm việc mặc dù anh ta đã nhiều lần chỉ cách cho cô làm tốt hơn. Hôm sau, tôi đến quan sát cách cô làm việc và chẳng cần nhiều thời gian đã có thể phát hiện lý do cô gặp khó khăn trong việc này. Sau giờ đóng cửa, tôi đến trò chuyện với cô. Tôi khen ngợi về sự thân thiện và cởi mở của cô với khách hàng, khen cô làm việc chính xác và nhanh chóng. Sau đó, tôi gợi ý cùng cô xem lại cách thức cô kết sổ tiền mặt hàng ngày. Một khi hiểu mình được tin tưởng, cô dễ dàng theo gợi ý của tôi và chẳng bao lâu cô đã thành thạo công việc này”.
Khen ngợi trước khi góp ý cũng giống như nha sĩ bắt đầu công việc bằng thuốc tê. Nó sẽ giúp bệnh nhân khỏi đau đớn khi bị nhổ răng. Những người lãnh đạo và quản lý cần ghi nhớ điều này.
Khát vọng sâu xa của mỗi con người là được khen ngợi, được tôn trọng và được quan tâm.
“Không gì ít tốn kém bằng lời khen, lời cám ơn và lời xin lỗi” – Montluc
Nguyên tắc 22 : Bắt đầu câu chuyện bằng lời khen ngợi chân thành.